Be Deliberate, Time Management Skills Don’t Improve by Accident

Zum Zeitpunkt dieses Schreibens war es Frühling. Daher verbrachte ich viel Zeit draußen. Es gibt viele Möglichkeiten, draußen Spaß zu haben, und das ist das Herumspielen im Gemüsegarten, das Spielen mit Ihren Kindern, Fahrradfahren oder sich fit halten.

Nun, es sei denn, Sie wissen es nicht, Obst und Gemüse wachsen nicht einfach magisch. Sie müssen den Boden bearbeiten, die Samen in einem gut beleuchteten Bereich säen und Ihre Pflanzen gießen, wenn Sie eine reiche Ernte wünschen. Ebenso lernen Kinder Dinge nicht einfach auf magische Weise. Sie müssen mit Ihren Kindern arbeiten, sie zur Schule schicken, Zeit damit verbringen, Ihre Kinder zu erziehen, und fit zu werden bleibt auf magische Weise schwer fassbar.

Es mag nicht so scheinen. Aber das gleiche gilt für das Zeitmanagement.

Wie beim Garten, den Kindern, der Fitness und der Verbesserung des Arbeitsplatzes geht es beim Zeitmanagement darum, bewusst zu sein. Bewusst sein bedeutet, sorgfältig nachzudenken oder über etwas zu sprechen. „Bewusst“ bedeutet auch das Tempo und die Art und Weise, wie eine solche Entscheidung getroffen wird.

Auch hier kannst Du Samen nicht einfach hinwerfen, wo immer Du willst, und erwarten, dass sie gedeihen. Das gilt auch für Ihr Zeitmanagement. Es erfordert Engagement, Konzentration und Bewusstsein für Ihre täglichen Entscheidungen.

Wenn Sie mit der Zeit handeln, erhalten Sie die gewünschten Ergebnisse. Dies kann das Erreichen Ihrer Ziele oder das Verbringen von Zeit dort sein, wo Sie möchten. Sie werden auch weniger Stress und Angst haben. Und genau wie ein Garten haben Sie viele Wachstumsmöglichkeiten.

Aber wie können Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten vertiefen? Nun, hier sind die Strategien, die für mich am besten funktioniert haben.

Beginnen Sie mit kleinen Absichtsblöcken.

Leo Babauta von Zen Habits schreibt: „Du wirst nicht auf magische Weise zu einem Meister der Absichten, wenn du absichtlich jede Sekunde deines Tages verbringst.“

„Stattdessen wählst du einen kleinen Teil der Zeit und übst“, fügt er hinzu. Schlägt vor, für zwei kurze Zeiträume gleichzeitig zu trainieren. Dann fahre fort.

Beginnen wir mit einigen Fragen:

  • Was ist die wichtigste und liebevollste Sache, die Sie jeden Tag in 30 Minuten Ihrer Zeit tun könnten?
  • Wenn Sie heute nur eine Sache tun und damit zufrieden sein könnten – was wäre das?

„Du solltest an die eine Sache denken, die du tun kannst, um dein Leben in irgendeiner Weise zu verändern“, schlägt er vor. In Leos Fall „schreibt“ er natürlich entweder diesen „Beitrag“ oder „erstellt“ einen neuen. Meditation könnte Sie motivieren, oder Sie könnten die gemeinnützige Organisation gründen, die Sie gründen wollten. ‌ Vielleicht möchten Sie T-Shirts oder Videos erstellen. Vielleicht möchten Sie endlich Ihre Finanzen in Ordnung bringen.

Du willst dich hier nicht „schlagen“.‌ Wähle einfach aus Ein Die Aktivität, die die größte Wirkung haben wird.

„Dann richten Sie zu Beginn eines jeden Tages einen bewussten Zeitblock ein und verbringen Sie ihn mit dieser Aktivität“, fügt Liu hinzu. „Wenn ich zum Beispiel täglich schreiben wollte, würde ich zu Beginn eines jeden Tages ein 30- bis 60-minütiges Set einrichten – bevor ich E-Mails versende, Nachrichten sende und Websites prüfe.“

Du kannst jeden Tag einen Block anpassen, um dich einem deiner Ziele näher zu bringen.

Kommen Sie mit Ihrem Zeitmanagement und Kalender Ihrem Ziel näher. Bildnachweis: von Thegiansepillo; Pixel. Danke.

Richtlinien für Ihr beabsichtigtes Verhalten.

  • Halten Sie inne und entscheiden Sie im Voraus, was Sie tun werden. Fassen Sie in diesen 30 Minuten eine Absicht und lassen Sie sich nicht einfach von den Strömungen Ihres Online-Lebens mitreißen.
  • Kenne deinen Grund. Warum ist Ihnen das wichtig? Ist es, einer anderen Person, einer Gruppe von Menschen, der Welt zu helfen? „Ist das ein Akt der Liebe „für dich selbst“ oder für andere?“ Behalte dieses „Warum“ bei, während du deine Aktivität beendest.
  • Beachten Sie Ihre Neigung zur Eile. Das kann daran liegen, dass Sie den Job wollen. Schließlich arbeiten die meisten Menschen so. Seien Sie bei Ihren Aktivitäten präsent, anstatt sie zu überstürzen.
  • Versuchen Sie, sich in diese Aktivität zu verlieben. Was wäre, wenn Sie im Moment leben könnten, mit dem, was da draußen ist, mit dem, was Sie tun, anstatt nur durch die Bewegungen zu gehen?
  • Lassen Sie sich nicht ablenken. Nachdem wir etwas begonnen haben, neigen wir dazu, fast sofort zu einer anderen Aufgabe zu wechseln. Legen Sie alles beiseite und konzentrieren Sie sich nur auf diese Aktivität.

Schaffen Sie sich eine Nische – und nutzen Sie erneut die Chance.

Effektives Zeitmanagement erfordert eine Unterscheidung zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben. Laut Experten sind die wichtigsten Aufgaben selten die wichtigsten. Trotzdem neigen wir dazu, dringende Aufgaben zu priorisieren.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Prioritäten zu setzen, geben Sie der Covey-Zeitmanagementmatrix eine Wendung.

Dieses Framework priorisiert Ihre Zeit und Aufgaben und maximiert Produktivität und Effizienz. Das Viereck wurde von Stephen Covey, Autor von The Seven Habits of Highly Effective People, geschaffen und von Dwight Eisenhower populär gemacht. Insgesamt hilft Ihnen dies, jede Aufgabe, Verantwortung und jeden Aspekt Ihres Lebens wie folgt zu kategorisieren:

  • Dringlichkeit. Eine Aufgabe oder Verantwortung, die sofortiges Handeln erfordert.
  • Bedeutung. Ziele mit hoher Priorität.

Sie können Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten anhand der vier Quadranten mit jeweils unterschiedlichen Merkmalen priorisieren. Hier sind die vier Quadranten:

  • Quadrant 1: Dringend und wichtig
  • Quadrant 2: Nicht dringend, aber wichtig
  • Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig
  • Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig

Während dringende und lebenswichtige Aufgaben erledigt werden müssen, schlägt Covey vor, weniger Zeit mit unwichtigen Aufgaben zu verbringen, egal wie dringend sie auch sein mögen. Infolgedessen können Sie Ihre Zeit besser kontrollieren, indem Sie sich auf diese wesentlichen Aktivitäten konzentrieren, und sollten weniger wahrscheinlich von dringenden Aufgaben abgelenkt werden.

Ein effektiver Weg, Prioritäten zu setzen, besteht darin, eine „To-Do“-Liste zu erstellen, unabhängig davon, ob Sie täglich, wöchentlich oder monatlich eine benötigen. Lassen Sie Ihr Listen-Setup nur nicht außer Kontrolle geraten. Anstatt langfristige Ziele oder Mehrschrittpläne aufzulisten, listen Sie Aufgaben auf, die verwaltet werden können. ‌ Ordnen Sie als Nächstes die Elemente in der To-Do-Liste nach Priorität und Zum Kalender hinzufügen an.

Wenn sich Ihre Prioritäten ändern, bewerten Sie Ihre Liste neu, um zu sehen, was delegiert oder gelöscht werden kann.

Werten Sie Zeitfresser aus.

Lassen Sie uns zunächst definieren, was für eine Zeitverschwendung es ist. Die zeitraubende Aktivität beansprucht Ihre Aufmerksamkeit über einen längeren Zeitraum, steht in keinem Zusammenhang mit Ihrer Arbeit und trägt nicht zum Erreichen des Ziels bei. Und oh, daran sind wir alle schuld.

Wir haben vielleicht solche Angst vor einer Aufgabe, dass wir sie aufschieben. Im Gegenzug begrüßen wir Ablenkungen. Oder vielleicht fehlt es dir an Selbstdisziplin.

Unabhängig vom Grund sind drei der vier Arbeiter “draußen” und “abgelenkt” bei der Arbeit. ‌ Das sind 70%-75% der Arbeiter!

Also, was lenkt dich ab? Dies hängt davon ab. Diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, nennen soziale Medien, Smartphones, Binge-Watching, Kinder und Spiele als die wichtigsten Ablenkungsquellen. Allerdings müssen Sie sich auch mit digitalen Benachrichtigungen und Kollegen am Arbeitsplatz auseinandersetzen.

Um Zeitverluste zu identifizieren, finden Sie mithilfe von Zeiterfassungstools oder einem Produktivitätstagebuch heraus, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Sehen Sie als Nächstes, wie es mit Ihren Prioritäten übereinstimmt. Wenn sie keine Möglichkeiten finden, es zu beseitigen. Zum Beispiel das Ausschalten von Benachrichtigungen oder das Tragen von Kopfhörern mit Geräuschunterdrückung.

Machen Sie es sich bequem, nein zu sagen.

Unsere Angewohnheit, unsere Zeitpläne zu füllen, resultiert aus unserer Unfähigkeit, nein zu sagen. „Aber es ist natürlich keine Schande, ‚nein’ zu sagen, wenn man an etwas nicht interessiert ist oder nicht das hat, was man zur Verfügung hat.

Ohne Übung kann es unangenehm sein, „nein“ zu sagen. ‌ Versuchen Sie, 24 Stunden zu warten, bevor Sie auf Einladungen antworten, wenn Sie der Meinung sind, dass diese Einladungen völlig fehl am Platz sind. Oder Sie können Alternativen anbieten, z. B. ein Mittagessen planen, wenn es Ihnen passt.

Konkret, wozu würden Sie an diesem Tag “nein” sagen und was könnten Sie stattdessen zu diesem Zeitpunkt tun? brauchen Sie Hilfe? Überdenken Sie Ihre Prioritäten. ?

Es ist wichtig zu lernen, selbstbewusst und ohne Schuldgefühle nein zu sagen, wenn du deine Zeit bewusst nutzen möchtest. Denken Sie daran, wenn Sie zu etwas nein sagen, erlauben Sie sich eigentlich, zu etwas anderem ja zu sagen.

Schaffen Sie ein günstiges Umfeld.

Sie sollten immer darauf achten, eine angenehme, ordentliche und aufgeräumte Arbeitsumgebung zu schaffen. warum? ‌ Sie sparen Zeit bei der Suche nach Dateien, beim Aussortieren unnötiger Materialien oder sogar beim Suchen nach einer Büroklammer. Und falls Sie sich dessen nicht bewusst sind, zusätzlich zu unseren Beziehungen zu anderen hat unsere physische Umgebung einen tiefgreifenden Einfluss auf unsere kognitiven Funktionen, Emotionen und unser nachfolgendes Verhalten.

Sie werden mehr Zeit sparen, wenn Sie Ihre Organisationsfähigkeiten langfristig beherrschen. Um sicherzustellen, dass Sie dran bleiben, fügen Sie diese Aufgabe Ihrem Kalender hinzu. Nehmen Sie sich beispielsweise am Ende eines jeden Arbeitstages 10 Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch zu reinigen und zu organisieren.

Geben Sie Ihren Flow ein.

Ich bin mir sicher, dass sich Ihr absichtlicher Lebensstil anders anhört als meiner. Wir alle haben andere Prioritäten, Zeitpläne und Arbeitspräferenzen.

Wenn wir unsere Zeit damit verbringen, in einen Fluss zu geraten, den jemand anderes bereitstellt, können wir uns niemals wirklich mit uns selbst verbinden. Obwohl wir einige großartige Ideen von anderen bekommen können, muss unser Fluss letztendlich von innen kommen. ‌‌Manchmal muss man aber einfach ausprobieren, ob es funktioniert, indem man verschiedene Ideen aufgreift und anpasst. ‌ Trotzdem sollst du das Gefühl haben, am Ende des Tages zu sein.

Nachdem Sie Ihren Flow erstellt haben, können Sie ihn nach Bedarf ändern. ‌ Wenn Sie beispielsweise aus der Ferne arbeiten, könnten Sie in ein festes Büro investieren und sich bei der Einrichtung beraten lassen. Aber Sie haben wahrscheinlich viele Ablenkungen zu Hause, wenn Sie am produktivsten sind. In diesem Fall möchten Sie vielleicht in diesem Zeitraum in ein Café umziehen.

Hör auf zu zögern.

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum Menschen Aufgaben aufschieben. Sie fühlen sich möglicherweise überfordert oder mögen die Aufgabe nicht. Erwägen Sie, zuerst den großen Frosch zu essen, um das Aufschieben zu reduzieren.

Laut Mark Twain: “Wenn es Ihre Aufgabe ist, heute einen Frosch zu essen, tun Sie es besser gleich morgens. Und wenn Ihre Aufgabe darin besteht, zwei Frösche zu essen, essen Sie besser zuerst den großen Frosch.” Die Dinge, die wir aufschieben, sind “große Frösche”. Erledige diese „Aufgaben“ gleich morgens, um sie zu erledigen.

Alternativ können Sie Ihre “Aufgaben” “schneeballen”. ‌ Mit dieser Technik können Sie Ihre Aufgaben in kleinere Teile aufteilen. Die vorbereitenden Aufgaben sind erledigt, dann kann die anstehende größere Aufgabe erledigt werden.

Um motiviert zu bleiben, erwägen Sie, ein Belohnungssystem für abgeschlossene Aufgaben hinzuzufügen, egal ob Sie sich für die „großer Frosch zuerst“- oder die Schneeballmethode entscheiden.

Schaffen Sie Platz in Ihrem Kalender und Zeitplan.

Es gibt eine Theorie, dass Sie produktiv bleiben, wenn Sie einen Null-Kalender führen. Das ist logisch. Wenn Sie einen Kalender buchen, wissen Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen werden – und für wie lange. Es macht es auch einfach, nein zu sagen. Wenn Sie nicht verfügbar sind, haben Sie schließlich keine andere Wahl, als die Anfrage abzulehnen – oder einen anderen Termin vorzuschlagen.

Gleichzeitig verläuft das Leben nicht immer nach Plan. Lassen Sie daher einige Leerzeichen in Ihrem Kalender. Sie können beispielsweise von 13:00 bis 14:00 Uhr geöffnet lassen. Dann können Sie diesen Block verwenden, um Brände zu löschen, wenn sie entstehen. Und wenn Sie kein Feuerwehrmann sein müssen, können Sie Ihrer To-Do-Liste einen Schritt voraus sein. Oder Sie gönnen sich eine wohlverdiente Pause.

Werten Sie Ihren Zeitplan regelmäßig aus.

Wenn Sie Ihren Zeitplan im Auge behalten möchten, setzen Sie sich hin und überprüfen Sie ihn jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat. Wie sehen deine nächsten Tage aus? Was sind Ihre nächsten Termine? Wo willst du sein?

Was denkst du, nachdem du es vor dir gesehen hast? Ist Ihr Kalender vollgestopft? Oder haben Sie viel Freizeit? Haben Sie genug Platz für Notfälle gelassen? Ist Ihr Zeitplan stressig oder inspiriert er Sie, das Leben in vollen Zügen zu genießen?

Um es mit den Worten von Michael Hyatt zu sagen: „Je beschäftigter Sie sind, desto ausdauernder müssen Sie sein.“

Stellen Sie sicher, dass Ihre Absichten klar und nachvollziehbar sind.

Sich selbst täglich für seine Entscheidungen und Entscheidungen verantwortlich zu machen, bedeutet bewusst zu leben und „seiner Zeit treu zu sein“. Dies erfordert, dass Sie jeden Tag wachsam sind.

Es kann hilfreich sein, sich Ziele zu setzen und aufzuschreiben. Sie müssen Ihren Fortschritt jedoch auch mit einem Tagebuch oder Kalender verfolgen. Mindestens einmal pro Woche sollten Sie Ihre Leistungen überprüfen.

Denken Sie daran, dass alles, was Sie tun, mit Ihren Werten übereinstimmen sollte. Oder zumindest – lernen Sie, Ihre Gründe für sich selbst auszudrücken, damit Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie denken und warum Sie sich für bestimmte Aktivitäten entscheiden.

Bildnachweis: Marco Claric. Pixel. Danke dir!

Seien Sie absichtsvoll, Zeitmanagementfähigkeiten werden nicht durch Unfälle besser Ursprünglich veröffentlicht auf Almanac von John Rampton.

Leave a Comment