Five New Workflow Improvements to Add to Your Calendar

Ein typischer achtstündiger Arbeitstag umfasst etwa drei Stunden Arbeit, die für persönliche oder nicht wesentliche Aufgaben aufgewendet werden. Oder anders gesagt, 15 Stunden pro Woche werden für unproduktive Aufgaben verschwendet.

Die Verwaltung und Verbesserung von Workflow-Effizienzverfahren kann Ihnen dabei helfen, Zeitverschwendung zu vermeiden. Beachten Sie jedoch, dass es unmöglich ist, jede Verzögerung vollständig zu vermeiden. Aber hey. Wir nehmen, was wir können.

Aber wie können Sie diese Änderungen implementieren? Hier sind fünf Workflow-Verbesserungen, die Sie Ihrem Kalender hinzufügen können, um die Produktivität zu steigern.

Wie wirken sich Arbeitsausfälle auf die Produktivität aus?

Wenn wir mehr Zeit für administrative Aufgaben aufwenden, verlieren wir wertvolle Produktivitätszeit. Aufgrund dieser verschwendeten Zeit wird die mit dem Projekt verbundene sinnvolle Arbeit reduziert. Zudem lenken administrative Aufgaben von wichtigeren Geschäften ab. Schlimmer noch, wenn wir uns in diese Aufgaben verstricken, führt dies dazu, dass wir uns konzentrieren und unsere Energie aufbrauchen.

Als ob das nicht schon schlimm genug wäre, sind diese sich wiederholenden, alltäglichen Aktivitäten nicht intellektuell stimulierend. Das klingt vielleicht nicht nach Peggy. Aber das kann Sie nicht satt und unzufrieden machen. Dies wird natürlich Ihre Produktivität beeinträchtigen.

Und wenn Sie denken, dass dies schwierig für Sie ist, stellen Sie sich einfach vor, was dies mit Ihrem Team machen würde, wenn Sie eine Führungskraft wären. Genau wie Sie möchten sie in kürzerer Zeit mehr erledigen. Aber sie wollen ihre Zeit und Energie auch darauf verwenden, produktiv zu sein und nicht nur beschäftigt zu sein.

Grundsätzlich wirken sich all diese Ausfallzeiten stark auf die Produktivität des Unternehmens aus. Daher wird jeder von oben nach unten produktiver sein, wenn er mehr Zeit in die Arbeit rund um das Projekt investiert. Und wenn alle mitmachen, führt das zu mehr Zufriedenheit und Produktivität.

Gründe für geringe Workflow-Effizienz

Da ein Workflow viele bewegliche Teile hat, kann selbst eine kleine Änderung in einem Teil die gesamte Struktur beeinträchtigen und Ihren organisatorischen Fortschritt behindern.

Nachfolgend sind einige der Gründe für langsame Arbeitsabläufe innerhalb von Teams und Organisationen als Ganzes aufgeführt.

Unabhängige oder unproduktive Aufgaben.

Wenn sich Ihre Prozesse aufgrund interner Faktoren oder externer Bedingungen geändert haben, stellen Sie möglicherweise fest, dass einige Teile des Workflows nicht mehr erforderlich sind.

Wenn diese Aufgaben nicht entfernt werden, werden sie zu Hindernissen in Ihrem Arbeitsablauf, verbrauchen Ressourcen, die für produktivere Aktionen hätten ausgegeben werden können, und stagnieren die Arbeit auf lange Sicht.

Informationen sind nicht formatiert.

Jeder funktionale Arbeitsablauf basiert auf Informationen, da Sie leicht erkennen können, wo Sie arbeiten, welche Faktoren zutreffen und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um jetzt und in Zukunft weiterhin Ergebnisse zu erzielen.

Da der Informationsfluss in Workflows nicht intelligent verwaltet wird, verbringen Sie und Ihre Teammitglieder mehr Zeit damit, relevante Informationen zu identifizieren, als die eigentliche Arbeit zu erledigen.

Das Teammanagement ist unorganisiert.

Wenn Ihre Teammitglieder nicht wissen, an welchem ​​Teil des Workflows sie arbeiten sollen, und keine Ahnung haben, an wen sie sich bei einem Problem wenden sollen, wird eine große Gruppe von Mitarbeitern nicht eingesetzt.

Fünf neue Workflow-Verbesserungen, die Sie Ihrem Kalender hinzufügen können

Am Arbeitsplatz gehören unklare und unnötige Aufgaben zu den größten Zeitfressern, ebenso wie lange Meetings und unklare Termine. Diese Probleme können jedoch durch den Einsatz der richtigen Tools reduziert werden.

Gleichzeitig erfolgt die Vereinfachung von Arbeitsabläufen nicht über Nacht. Aber es wird Ihnen auf lange Sicht Geld und Zeit sparen, wenn Sie sich heute anstrengen.

Aber wo fangen Sie an, wenn es um die Workflow-Optimierung geht? Nun, am naheliegendsten ist es, Ihren aktuellen Arbeitsablauf zu überprüfen und zu analysieren. Auf diese Weise können Sie Engpässe erkennen, damit Sie sie beheben können.

Ein weiterer offensichtlicher Vorschlag? Verlassen Sie sich auf Automatisierungstools für sich wiederholende und langweilige Aufgaben. Und wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, brauchen Sie auf jeden Fall Collaboration-Tools.

Abgesehen von diesen bemerkenswerten Workflow-Verbesserungen sind hier fünf neue Verbesserungen, auf die Sie sich konzentrieren sollten.

1. Richten Sie Ihre wichtigsten Werke an Ihrer eigenen Zeitachse aus

Amantha Imber, Gründerin der verhaltenswissenschaftlichen Beratungsfirma Inventium und Gastgeberin, erklärt Wie ich arbeite. Wir alle folgen diesem natürlichen Schlaf-Wach-Zyklus. „Jeder Mensch hat ein einzigartiges Zeitmuster und es beeinflusst die Energiespitzen und -abfälle, die wir im Laufe unseres Tages spüren.“

Etwa 10 % der Menschen sind stereotyp Lerchendie sich morgens am energiegeladensten fühlt“, erklärt Ember, „am anderen Ende des Spektrums stehen 20 % der Bevölkerung. Albumoder Leute, die nachts ihr Bestes geben.“ So machen wir uns morgens auf den Weg, gönnen uns nach dem Mittagessen eine Erfrischung und lassen den Tag mit einem Paukenschlag ausklingen.

Sie können mehr erreichen, indem Sie auf Ihr zeitliches Muster achten und Ihre Prioritäten um Ihre Spitzenenergie herum planen, schlägt Dan Pink, Autor von When: The Scientific Secrets of Perfect Timing, vor.

„An den Tagen, an denen ich schreiben möchte, mache ich das morgens, wenn ich in höchster Alarmbereitschaft bin“, sagte er zu Ember. „Ich habe mir eine Wortzahl gesetzt und ich würde nichts tun, bis ich sie getroffen habe.“ Außerdem wird er sein Telefon im Büro nicht benutzen oder seine E-Mails abrufen. „Sobald ich mein Ziel erreicht habe, bin ich frei für andere Dinge.“ Stattdessen nutzt Pink seine morgendliche Energie, um sich auf seine Arbeit zu konzentrieren und Ablenkungen zu vermeiden.

Er neigt dazu, sich auf machbare Aufgaben zu konzentrieren, während seine Nachmittagsenergie nachlässt. Beispielsweise beantwortet er E-Mails oder Dokumentdateien.

Wenn Sie am produktivsten sind, kleben Sie Ihre Prioritäten zuerst in Ihren Kalender. Nachdem Sie Ihre Präferenzen angesprochen haben, haben Sie den Schwung und die Energie, um Ihre verbleibenden Aufgaben zu erfüllen.

2. Stoppen Sie das Multitasking

„Multitasking ist nie eine effektive Art, seine Zeit zu verbringen, auch wenn es im Moment so aussieht“, erklärt Diana Ricci in einem anderen Artikel auf Almanac.

„Wenn wir Multitasking betreiben, wechseln wir schnell zwischen Multitasking, was unsere geistigen Fähigkeiten erschöpft, Energie verbraucht und unsere Produktivität senkt“, erklärt Diana.

Die meisten Menschen, die stolz darauf sind, effektiv Multitasking betreiben zu können, erkennen nicht, dass sie weniger effizient darin sind, viele Aufgaben gleichzeitig zu lösen, als eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen.

Sie sollten sich fragen, wie effizient Sie sein wollen, wenn Sie Multitasking betreiben möchten. Sie sollten sich der Zeit und Mühe bewusst sein, die Sie für bestimmte Aufgaben aufwenden müssen. Diese Aufgaben erfordern möglicherweise, dass Sie Zeit außerhalb anderer Aufgaben verbringen, damit Sie sich diesen Aufgaben voll und ganz widmen können.

„Wenn Sie mit dem Multitasking aufhören und sich ganz auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren, werden Sie Ihre Produktivität steigern“, fügt sie hinzu.

3. Organisieren Sie sich

Meiner Meinung nach kann dies ein umfangreicher Workflow sein, da er sowohl das Große als auch das Kleine umfasst.

Beispielsweise könnten Sie sich am Ende des Arbeitstages 10 Minuten Zeit nehmen, um die Organisation Ihres Arbeitsplatzes aufzuräumen. Sie können auch Ihren Posteingang einsehen, Ihre Aufgabenliste aktualisieren oder Ihren Kalender für die Woche überprüfen.

Sie werden eine langfristige Verbesserung Ihres Arbeitsablaufs feststellen, wenn Sie diese kleine Unordnung beseitigen.

Auf der größeren Seite der Organisation müssen Sie ein effektives Organisationssystem schaffen. Es ist eine einfache Möglichkeit für Sie und Ihr Team, Zeit bei der Suche nach Dokumenten und Ressourcen zu sparen. Darüber hinaus können Sie Ihr Team auf Trab halten, indem Sie Organisationsstrategien und Datenmanagementsysteme implementieren.

Ich würde auch vorschlagen, klare Fristen für Sie und Ihr Team festzulegen. Auch dies hält alle auf derselben Seite und verhindert Schluckauf. Idealerweise verwenden Sie einen Teamkalender, damit jeder anstehende Aufgaben und Projekte einsehen kann.

4. ShipIt-Tagesplanung

Atlassian hat das Konzept entwickelt, Mitarbeiter 24 Stunden lang an jedem Projekt arbeiten zu lassen. Mitarbeiter werden begeistert, wenn sie die Möglichkeit haben, etwas zu tun, worüber sie sich freuen, wenn die Kreativität auf diese Weise gefördert wird. Nach Abschluss ihrer Tagesaufgabe kehren die Mitarbeiter zufrieden und motiviert an die Arbeit zurück.

Auch wenn Sie kein Team leiten, können Sie dieses Konzept anwenden. Beispielsweise können Sie ShipIt freitags planen. warum? Denn die meisten von uns verbringen das Wochenende. Und für einige kann eine 4-Tage-Arbeitswoche Ihre Effizienz und Ihren Arbeitsablauf steigern.

5. Ruhe bewahren und der Workflow läuft

Es ist nur möglich, dass Ihre Arbeitsabläufe ausgefeilt bleiben, wenn Sie sie regelmäßig analysieren und herausfinden, was funktioniert, was nicht funktioniert und was verbessert werden muss.

Um einen effizienten Arbeitsablauf zu erreichen, müssen Sie:

  • Planen Sie Ihren Workflow für die manuelle Überprüfung,
  • Überwachen Sie ständig Ihren Issue-Tracking-Workflow,
  • Verbessern Sie bei Bedarf Ihren Workflow
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow weiterhin Ihre Ziele erreichen kann, indem Sie ihn testen und verbessern.

Um mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen, ist es einfacher, unnötige Schritte zu eliminieren und sich auf das zu konzentrieren, was zur Verbesserung Ihres Arbeitsablaufs erforderlich ist.

Wo kommt Ihr Kalender hier rein? Um sicherzustellen, dass Sie nicht vergessen, Ihren Arbeitsablauf ständig zu überprüfen und zu verbessern, fügen Sie dies so schnell wie möglich zu Ihrem Kalender hinzu. Wie oft? Es liegt an dir. Aber für die neueren Workflow-Verbesserungen würde ich nicht länger als einen Monat gehen.

Sie können dies jedoch in den meisten Fällen als vierteljährliche oder jährliche Aufgabe planen.

Bildnachweis: Jess Bailey Designs; Pixel. Danke!

Fünf neue Workflow-Verbesserungen, die Sie Ihrem Kalender hinzufügen können, wurden ursprünglich auf Kalender von John Rampton veröffentlicht.

Leave a Comment