Schedule Your Calendar This Way to Increase Productivity

Die Kunst, Ihren Arbeitstag zu planen, um Ihren Geist zu beruhigen und die Produktivität zu steigern, ist der Schlüssel zum langfristigen Erfolg. Aber das ist leichter gesagt als getan. Schließlich haben wir alle unterschiedliche Zeitlinien und Energiespitzen – und Ablenkungen bombardieren uns ständig.

Aber es ist nicht alles verloren. Hier sind einige Hinweise, wie Sie einen Kalender planen können, um die Produktivität zu steigern.

Legen Sie eine Zeit fest, um zu planen.

Sie sollten Ihre täglichen Aufgaben als tägliche, wöchentliche oder monatliche Übung planen – oder sogar das ganze Jahr über. Idealerweise sollten Sie es in Ihren Zeitplan einbauen – sei es ein neues Sonntagabendritual oder eine Stunde, die Sie jeden Freitagnachmittag in Ihrem Google-Kalender blockieren.

Wenn Sie eine Zeit zum Planen einplanen, vergessen Sie keine Fristen oder wichtigen Aufgaben. Wenn Sie der Planung Prioritäten setzen, gewinnen Sie auch die Gewissheit, dass Sie genau wissen, was Sie zu Beginn eines jeden Tages erwartet. Am wichtigsten ist, dass dadurch Kalenderkonflikte oder verpasste Fristen vermieden werden.

Kurz gesagt, ein Plan schafft die Voraussetzungen für den Erfolg und reduziert den Stress, auf die kommende Woche unvorbereitet oder desorganisiert zu sein.

Beginnen Sie Ihren Tag mit einem Morgenritual.

“Die Morgenroutine ermutigt Sie, gleich nach dem Aufwachen in den richtigen Fluss zu kommen. Sie bereitet Ihren Geist und Ihre Energie auf einen produktiven Tag vor”, schrieb Diana Ritchie in einem früheren Beitrag in The Calendar. “Das Beste ist, dass Sie Ihre Energie nicht damit verschwenden, darüber nachzudenken, was Sie tun müssen. Es geht automatisch.”

„Obwohl jeder seine perfekte Morgenroutine hat, sollten Sie Folgendes zu Ihrer Morgenroutine hinzufügen, wenn Sie einen produktiven Tag haben möchten:“

  • Du hast mehr Zeit für dich, wenn du vor allen anderen aufstehst.
  • Trinken Sie nach dem Aufwachen 16 Unzen Wasser. Wenn Sie tagsüber immer noch ein wenig zusätzliche Flüssigkeitszufuhr benötigen, nehmen Sie nach Ihrer Morgenroutine ein weiteres dieser Getränke zu sich. Anstatt dieses Getränk weiter zu trinken, trinken Sie es und gehen Sie weiter.
  • Verwenden Sie Ihr Telefon in dieser Zeit nicht und denken Sie gründlich nach.
  • Um tagsüber aktiv zu bleiben, treiben Sie Sport.
  • Achten Sie auf ein gesundes Frühstück. Bewegung hält Körper und Geist aktiv.
  • Erfahren Sie mehr über Ihre Branche oder lernen Sie etwas Neues, indem Sie 15 Minuten lang lesen.
  • Meditiere 10 Minuten lang. Es kann helfen, Ihre Konzentrationsfähigkeit zu verbessern.

Die Zeit blockiert Ihren Kalender.

Mit der Zeitblockierung wissen Sie besser, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Am wichtigsten ist, dass Sie den ganzen Tag über organisiert bleiben können, indem Sie sich Zeit für die täglichen Aufgaben nehmen. Dies liegt daran, dass die Sperrzeit Folgendes erreicht;

  • Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen
  • Grenzen setzen
  • Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen
  • Sie motivieren, über Ihre Prioritäten nachzudenken
  • Wir fördern kein Aufschieben und Multitasking

Obwohl effektiv, gibt es einige vermeidbare Fehler, die Sie vermeiden sollten, wie z.

  • Fehler bei der Priorisierung von Aufgaben. Um dies zu verhindern, verwenden Sie Strategien wie die Eisenhower-Matrix.
  • Fügen Sie To-do-Listeneinträge zu Ihrem Kalender hinzu. Um Ihre Aufgaben zeitlich zu blockieren, müssen Sie zunächst entscheiden, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe haben.
  • Minimieren Sie die Zeit, die die Dinge benötigen.
  • Füllen Sie Ihren Kalender. Behalten Sie Ihre Zeit im Auge, damit Sie Aufgaben nicht überbeanspruchen oder zu viel erledigen.
  • Füllen Sie Ihren Kalender. Fügen Sie Puffer zwischen Zeitblöcken hinzu, um Pausen, Notfälle oder Vorbereitungszeiten zu bewältigen.
  • Keine Angabe eines “überschüssigen” Tages. Planen Sie einen freien Tag ein, wenn Sie ständig mit Aufgaben zu spät kommen. Sie können stattdessen lieber einen halben Tag buchen. Der beste Tag dafür ist der Tag, an dem Sie am produktivsten sind.

Wählen Sie „Am wichtigsten“.

Telefonieren, an Besprechungen teilnehmen und E-Mails beantworten sind die wesentlichen Aufgaben, die Ihren Tag unweigerlich in Anspruch nehmen und Sie daran hindern, Ihre Ziele zu erreichen. Stellen Sie also sicher, dass Sie die Dinge, die Sie jeden Tag erledigen müssen, in Ihren Tagesablauf einbauen, um diese Ablenkungen zu vermeiden.

Denken Sie jede Woche an Ihre Ziele, wenn Sie Ihren Zeitplan planen. Wenn Sie Hilfe benötigen, fragen Sie sich, was getan werden muss, um auf dem richtigen Weg zu bleiben. Wählen Sie dann jeden Tag MIT (Most Important Task). Die Aufrechterhaltung des Fokus ermöglicht es Ihnen, weniger Zeit mit unwesentlichen Aufgaben zu verbringen.

Wenn ich bei maximaler Konzentration und Produktivität bin, plane ich die Aufgaben, die gerade am wichtigsten sind. Im Gegenzug plane ich Aufgaben ein, die nicht viel mentale Verarbeitung erfordern, wenn ich müde bin.

Es ist gut dokumentiert, dass sich die kognitive Funktion im Laufe des Tages je nach Uhrzeit ändert. Die höchste Produktivität findet für die meisten Menschen, mich eingeschlossen, zwischen 9 und 11 Uhr statt. Aus diesem Grund erledige ich MIT-Aufgaben lieber zwischen 9 und 11 Uhr als weniger anspruchsvolle Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails.

Sie können später am Tag den umgekehrten Ansatz wählen, wenn Sie feststellen, dass Ihre Produktivität steigt. Für eine ordnungsgemäße MIT-Planung ist es wichtig, die Spitzenzeiten Ihres Unternehmens zu verstehen.

Nutzen Sie die Kraft der Pausen.

Das 2017 American Psychological Association (APA) Feature on Boosting Productivity zitiert PhD Larry Rosen als einen Forscher, der glaubt, dass weniger Unterbrechungen der Schlüssel zur Produktivität sind. Aber natürlich ist das für die meisten von uns nicht immer möglich.

Es kann schwierig sein, Ihre Aufmerksamkeitsspanne länger als ein paar Minuten aufrechtzuerhalten. Schließlich stehen uns der Ausgleich unseres Arbeitspensums, Besorgungen, die Betreuung der Schule unserer Kinder und andere Verpflichtungen im Weg.

Rosens Antwort? Machen Sie normalerweise Pausen. Wenn Sie beispielsweise 15 Minuten lang ununterbrochen gearbeitet haben, wird empfohlen, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um Ihr Telefon oder Ihre Nachrichten zu überprüfen.

Trotz der Tatsache, dass 15 Minuten nicht genug Zeit zu sein scheinen, erklärt Rosen: „Sobald Sie gelernt haben, wie man 15 Minuten arbeitet, verlängern Sie die Zeit, bevor Sie eine Technologiepause einlegen.“

Rosens Forschung und andere Studien zeigen, dass acht Stunden am Tag nicht der effektivste Weg sind, um die Produktivität aufrechtzuerhalten. Alternativ kann die Aufteilung des Arbeitstages und die Absage von Stehmeetings das Energieniveau der Mitarbeiter dramatisch verändern und die Produktivität steigern.

Wenn Sie zum Aufschieben neigen oder nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, kann es überwältigend sein, einen langen Arbeitstag mit mehreren großen Aufgaben zu verbringen. Die Verwendung von Strategien wie der Pomodoro-Technik kann Ihnen jedoch dabei helfen, Zeitmanagementfähigkeiten zu entwickeln. Dadurch steigern Sie mit der Zeit Ihre Produktivität und schützen sich gleichzeitig vor Burnout und Burnout.

Erklärung der Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik hat ihren Namen vom italienischen Wort für Tomate. Es besteht aus fünf einfachen Schritten;

  • Wählen Sie eine Aufgabe.
  • Stellen Sie den Timer auf 25 Minuten ein.
  • Arbeiten Sie an der Aufgabe, bis der Zähler erlischt.
  • Machen Sie eine kurze Pause – normalerweise etwa 5 Minuten.
  • Alle 4 Pomodoros, das sind 3-4 Arbeitsperioden von 25 Minuten, machen eine längere Pause – normalerweise 15-30 Minuten.

Dieser Vorgang muss den ganzen Tag über wiederholt werden. Wenn Sie mit dem Pomodoro fertig sind, markieren Sie Ihren Fortschritt mit einem “X”. Außerdem sollten Sie notieren, wie oft Sie andere Dinge aufgeschoben oder bearbeitet haben. Denken Sie nach jedem Arbeitstag über diese Informationen nach.

Anpassungen sind meiner Erfahrung nach möglich. Angenommen, Sie nehmen sich zum Beispiel Zeit, um ungestört zu arbeiten. Abhängig von Ihrer Superkadenz sind Sie zu diesem Zeitpunkt möglicherweise produktiver. Einige Leute arbeiten in 30-Minuten-Sets, während andere eine Stunde lang arbeiten.

Welche Zeit auch immer für Sie richtig ist, die Idee ist, dass Sie in Sprints arbeiten. Danach folgen kurze Pausen, anstatt von einer Aufgabe zur nächsten zu springen.

Geben Sie Namen für die Zeiträume und Ausfallzeiten an.

Als Erweiterung des vorherigen Punktes sollten Sie sich jedoch nicht das vage, undokumentierte Ziel setzen, alle zwei Stunden eine Pause einzulegen. „Vereinbaren Sie stattdessen mindestens einmal am Tag einen Termin und entscheiden Sie im Voraus, wie Sie diese Zeit verbringen möchten – solange es nicht mit der Arbeit zu tun hat“, rät Calendar-Gründer John Hall. Weisen Sie jedem Trennzeichen einen bestimmten Namen zu, z. B. “Dienstagmorgen, Pause 15 Minuten zu FußSorgt dafür, dass diese Zeit gezielt für Ihren persönlichen Aktionsplan genutzt wird und erinnert Sie eventuell daran, am Dienstagmorgen als erstes die Turnschuhe aus dem Auto zu holen.

„Achten Sie darauf, die beiden gleichwertigen und gegensätzlichen Fehler zu vermeiden (1) sich zu viel Zeit zu nehmen, um eine Pause einzulegen, und (2) überhaupt keinen Fehler zu machen“, fügt Hall hinzu. „Legen Sie einen harten Start hin, reduzieren Sie Ausfallzeiten und erreichen Sie an Ihrem freien Tag das gleiche Maß an Disziplin, das Sie zu Meetings, Telefonanrufen, E-Mails usw. bringen.“

Sei flexibel.

Sie können einen Kalendereintrag zu einem bestimmten Zeitpunkt hinzufügen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie in diesem Moment die Zeit oder den Wunsch haben werden, es abzuschließen.

Die alten Griechen hatten zwei Wörter für Zeit: Chronos und Keros, nach Benbonanan Fitchs Forschung. Chronos bezieht sich auf Zeit in chronologischer, quantitativer und planmäßiger Hinsicht. Kairos zeigt den perfekten Moment zum Handeln an. Aufgrund Ihres großen Interesses an Ihrer Chronos-Zeitverpflichtung verpassen Sie möglicherweise Gelegenheiten, eine Aufgabe zu erledigen.

„Wenn wir versuchen, Chronos-Zeit zu planen und sie mit Aufgaben zu füllen, verlieren wir wichtige Momente, Ereignisse oder gute Zeiten für bestimmte Dinge aus den Augen“, sagt sie.

Sie können diese Tricks ausprobieren, damit Ihr Zeitplan für Sie funktioniert und nicht umgekehrt.

Bildnachweis: Helena Lopez. Pixel. Danke dir!

Ihr Kalender-Zeitplan auf diese Weise zur Steigerung der Produktivität wurde ursprünglich auf Kalender von John Rampton veröffentlicht

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