Take Control Of Your Calendar In 5 Simple Steps

Hast du gelesen Dieser Artikel Im Atlantik vor ein paar Wochen? Derjenige, der beiläufig erwähnte, dass Meetings seit der Pandemie um 250 % (!) gestiegen sind. Das erwähnte 21.00 bis 22.00 Uhr ist die neue „Spitzenproduktivität“.

Ich lese es. Und ich wollte mich übergeben.

Produktivität, die um 21 Uhr ihren Höhepunkt erreicht, bedeutet eines: Menschen haben während des Arbeitstages keine Zeit, ihre Arbeit zu erledigen.

Ja, ja, ich weiß, manche Menschen sind abends von Natur aus produktiver. Davon sprechen wir hier nicht. Die ganze Welt hat die Muster der Chronotypen nicht über Nacht geändert. Dieser „Peak“ ist das direkte Ergebnis eines Phänomens, das ich tagein, tagaus von meinen Kunden höre. Etwas, das ich buchstäblich in ihren Kalendern sehe. Die Meetings 9-5 bestehen nun aus einem soliden Block persönlicher Meetings. Und “nachts” ist die einzige Zeit, in der man wirklich arbeiten kann.

Ist das ein Echo? Hast du das auch gespürt? Sie sind sich nicht sicher, wie Sie aus dieser Schleife herauskommen sollen?

Nun, ich möchte ein einfaches Framework vorstellen, mit dem Sie Ihren Kalender steuern können: 5 Rupien von der Besprechungsprüfung

Schritt eins: denken

Der erste Schritt besteht darin, wirklich über die Besprechungen in Ihrem Kalender nachzudenken, die sinnvoll genutzt werden könnten, wenn es Ihre Zeit wäre. Aber manchmal kann es schwierig sein zu wissen, welche Meetings Ihre Zeit wert sind. Und wenn Sie sich bei etwas nicht sicher sind, ist es an der Zeit, mit dem Tracking zu beginnen!

Wenn Sie sich also Ihren Kalender ansehen und sich nicht sicher sind, was Sie wegwerfen oder verschieben sollen, oder das Gefühl haben, dass alles notwendig ist, möchte ich, dass Sie mit einem kleinen Meeting-Tracking beginnen, bevor Sie mit den nächsten Schritten fortfahren.

So geht’s: Wenn Sie zwei Wochen lang jedes Mal, wenn Sie an einem Meeting teilnehmen, das Meeting verlassen und das Gefühl haben, dass es aus irgendeinem Grund keine gute Nutzung Ihrer Zeit war (vielleicht kürzer, und die meisten Leute waren Multitasking, könnte es eine E-Mail gewesen sein usw.), ändern Sie einfach die Farbe dieses Meetings in Ihrem Kalender in Grau (oder in eine andere Farbe, die Sie nicht für einen anderen Zweck verwenden).

Es wird Ihr Geheimcode sein.

Wenn Sie dann zwei Wochen später auf Ihren Kalender schauen, wird es einfacher sein, Muster in Bezug darauf zu erkennen, welche Meetings sich nicht lohnenswert anfühlen. In seiner aktuellen Form.

Schritt 2: Entfernen

Sobald Sie sich entschieden haben, welche Meetings Ihre Zeit wert sind In seiner aktuellen FormUnd welche nicht, es ist Zeit zu sehen, ob es etwas gibt, das Sie vollständig entfernen können.

Sie erhalten den größten Einfluss auf Ihren Kalender und Ihre Zeit, indem Sie sicherstellen, dass die richtigen wiederkehrenden Besprechungen in Ihrem Kalender stehen, da sie Woche für Woche Zeit in Anspruch nehmen.

Schauen Sie sich Ihre häufigen Treffen an und fragen Sie sich:

  • Gibt es Meetings in Ihrem Kalender, an denen Sie überhaupt nicht teilnehmen müssen? Eine Möglichkeit, darüber nachzudenken, ist, wenn Sie etwas nicht bekommen Und Tragen Sie etwas zum Meeting bei, Sie müssen es vielleicht überhaupt nicht in Ihrem Kalender haben.
  • Gibt es Meetings zur Statusaktualisierung oder andere „Nur-Informations“-Meetings, die in E-Mails umgewandelt werden können?
  • Gibt es Meetings, bei denen Sie die Informationen benötigen, aber jemand anderen für Sie delegieren können? Gibt es einen Kollegen oder einen Live-Bericht, der für Sie zusammenfassen kann, oder können Sie sich einfach auf Besprechungsnotizen verlassen?

Sobald Sie eine Liste mit Besprechungen haben, von denen Sie glauben, dass sie in Zukunft nicht mehr in Ihrem Kalender stehen sollten, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, ob Sie diese Besprechungen kontrollieren oder ob Sie andere einbeziehen müssen, um diese Änderungen vorzunehmen.

  • Wenn Sie die vollständige Kontrolle über das Meeting haben, fahren Sie fort und nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor (natürlich mit angemessener Kommunikation mit anderen Beteiligten).
  • Erstellen Sie für den Rest eine Liste mit den Gesprächen, die Sie benötigen, und fügen Sie sie Ihrem To-Do-System hinzu.
  • Nehmen Sie sich nicht aus Meetings heraus, bis Sie die Zustimmung anderer haben, etwas zu bewirken. (Es ist keine gute Idee, diese Entscheidungen ohne Rücksicht auf andere zu treffen, und je nach Ihrer Rolle müssen Sie möglicherweise vorsichtig vorgehen.)

Profi-Tipp: Verwenden Sie eher die Sprache des Experiments als die Sprache des Wandels. Niemand will ein experimentierunwilliger Idiot sein, aber viele Menschen wehren sich gegen Veränderungen. Versuch:

„Ich arbeite daran, meine Produktivität zu steigern, und ich überprüfe, wie meine Zeit genutzt wird. Ich möchte mich von den nächsten Meetings von entfernen [timeframe] weil [reason] Und sehen, ob es allen passt. Wenn es nicht klappt, können wir natürlich zum aktuellen Zeitplan zurückkehren.”

Schritt 3: Minimieren

Nachdem Sie Besprechungen entfernt haben, die überhaupt nicht in Ihrem Kalender enthalten sein müssen, ist es an der Zeit zu prüfen, ob Sie die Zeit reduzieren können, die andere Besprechungen in Ihrem Kalender verbringen. Um die Besprechungszeit zu verkürzen, haben Sie zwei primäre Hebel: Wiederholung und Länge.

  • Welche Besprechungen müssen in Ihrem Kalender bleiben und welche können gekürzt werden?
    • Frag dich selbst:
      • Schaffen wir 45 Minuten von dem, was wir normalerweise in einer Stunde abdecken?
      • Könnten Sie auch 20 Minuten statt 30 Minuten arbeiten?
  • Welche Besprechungen müssen in Ihrem Kalender bleiben und deren Häufigkeit kann reduziert werden?
    • Frag dich selbst :
      • Sollte dieses Treffen wöchentlich stattfinden oder könnte es alle zwei Wochen stattfinden?
      • Was ist mit anderen Zeiträumen?
  • Sobald Sie eine Liste mit Meetings haben, deren Dauer oder Häufigkeit verringert werden kann, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, ob Sie die Kontrolle über diese Meetings haben oder ob Sie andere einbeziehen müssen, um diese Änderungen vorzunehmen.
    • Erstellen Sie eine Liste mit den Gesprächen, die Sie benötigen, und fügen Sie sie Ihrem Aufgabensystem hinzu.
    • Ändern Sie Besprechungen nicht, bis Sie die Zustimmung von anderen erhalten, damit es Auswirkungen hat.

Profi-Tipps:

  • Reduzieren Sie die standardmäßigen Besprechungszeiten in Ihren Kalendereinstellungen.
    • In Google Kalender heißt diese Einstellung “Schnelle Meetings” und in Outlook heißt sie “Meetings vorzeitig beenden”.
  • Verwenden Sie auch hier die Sprache des Experimentierens. Versuch:

“Ich bin mir sicher, dass wir alle bei aufeinanderfolgenden Meetings nervös werden. Wären Sie bereit, unsere einstündigen Meetings für den nächsten Monat in 50-minütige Meetings umzuwandeln, um zu sehen, ob wir das erreichen können, was wir brauchen, und ein wenig haben Verschnaufpause in unseren Terminkalendern für eine lebhafte Pause oder um Aufgaben auf unsere To-do-Listen zu setzen?“

Schritt 4: Neu ordnen

Jetzt sind die richtigen Meetings in Ihrem Kalender, mit der richtigen Länge und Häufigkeit, und es ist Zeit, Ihren Kalender zu “Tetris” zu machen!

Wenn Ihr Kalender wie Schweizer Käse aussieht, möchten Sie vielleicht mehr Platz für konzentriertes Arbeiten schaffen.

Einige Überlegungen:

  • Funktionieren Back-to-Back-Meetings für Sie? Wenn nicht, wie viel Puffer wollen/brauchen Sie zwischen Meetings?
  • Sie wollen einen „Tag ohne Meeting“? (Nicht sicher, lesen Sie meinen Artikel dazu.)
  • Blockieren und priorisieren Sie die Zeit, die Sie jeden Tag für „echte Arbeit“ (Kommunikation, Projekte) benötigen, anstatt zu versuchen, die Arbeit zwischen den Besprechungen unterzubringen.
  • Wenn Sie ein Manager sind:
    • Versuchen Sie, alle Ihre 1:1s (mit dem Puffer, den Sie benötigen) jede Woche am selben Tag rückwärts zu verschieben.
    • Erwägen Sie, „Bürozeiten“ zu blockieren, in denen Sie benutzerdefinierte Bestellungen in Ihrer Zeit planen können.

Sobald Sie eine Liste der Meetings haben, die Sie verschieben möchten, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, ob Sie diese Meetings steuern oder ob Sie von anderen kaufen müssen, um diese Änderungen vorzunehmen.

  • Erstellen Sie eine Liste mit den Gesprächen, die Sie benötigen, und fügen Sie sie Ihrem Aufgabensystem hinzu.
  • Ändern Sie Besprechungen nicht, bis Sie die Zustimmung von anderen erhalten, damit es Auswirkungen hat.

Schritt 5: Wiederholen

Aufgrund der additiven Natur von Meetings im Laufe der Zeit bedeutet die Tatsache, dass Sie ein Meeting einmal auditiert haben, nicht, dass Ihr Kalender für immer schön und sauber bleibt. (Es tut uns leid, dass wir es Ihnen nicht mehr zusenden!)

Jetzt ist es an der Zeit, Ihrem To-Do-System eine wiederkehrende Aufgabe hinzuzufügen, um diese Schritte alle 3-6 Monate durchzuführen, damit Sie Ihren Kalender im Auge behalten können.

Ich persönlich schaue alle 3 Monate in den Kalender, wenn ich meine Quartalsplanung mache.

Leave a Comment