You’ll Have the Most Impact by Prioritizing Your Appointments

Wenn es um Dates geht, halte ich mich an eine Regel und nur an eine Regel. Planen Sie Ihre Treffen mit Mitarbeitern, Kunden, Interessenten, Partnern und anderen Geschäftspartnern immer im Voraus.

der Hauptgrund? Es gibt Ihnen – und den Menschen, die Sie treffen – viel Zeit, um entsprechend zu planen. Die Terminvereinbarung stellt auch sicher, dass jeder Schluckauf wie Kalenderkonflikte und pünktliches Erscheinen verhindert. und schützt Ihre wichtigste Ressource; die Zeit.

Lassen Sie mich Ihnen zu diesem letzten Punkt ein aktuelles Beispiel geben. Ich habe einen neuen Kunden, der den Umfang des Projekts überprüfen muss, bevor wir beginnen. Da ich meine Prioritäten normalerweise lange im Voraus plane, höre ich nicht auf, wenn er fragt, ob er mich in 10 Minuten anrufen kann. Tut mir Leid, Bruder; Ich brauche mehr Aufmerksamkeit.

Aber es gibt noch einen weiteren Grund, warum Sie Ihre Termine priorisieren sollten. Sie werden einen viel größeren Einfluss auf alle in Ihrem Berufs- und Privatleben haben.

Sie werden Wert auf Ihren Zeitplan legen

Ein reservierter Zeitplan kann leicht in Ihrer Routine verankert werden. Das ist einer der Hauptgründe, warum wir Termine buchen. Aber manchmal läuft das Leben nicht nach Plan. Es ist jedoch wichtig, dass Sie Ihre wertvolle Zeit respektieren.

Lass dir auch nichts anderes einreden. Ihre Zeit ist kostbar, unabhängig von Beruf, Alter, Titel oder Anzahl der Schuljahre. Die Priorisierung von Terminen zeigt Ihnen und anderen, dass Sie es ernst meinen gehört Ihnen Ziele und Kalender. Auf diese Weise machst du sehr deutlich, dass du nicht unter der Vormundschaft stehst und andere einlädst.

Wenn Sie eine Einladung erhalten, die kein Notfall oder freiwillig ist, überlegen Sie, ob der Termin einen Mehrwert für Ihre unmittelbaren Ziele und Bedürfnisse darstellt oder nicht. Wie wird sich dieser Termin auf Ihren Fortschritt auswirken? Wird Sie das zurückhalten oder schlimmer noch, Sie in Schach halten?

Sie können den Termin annehmen, wenn er Ihren Zielen und Bedürfnissen entspricht. Wenn nicht, kannst du es höflich lassen. Oder verschieben Sie es gegebenenfalls, bis Sie es haben.

Manche Termine sind Ihre Zeit nicht wert

Nicht alle Termine werden gleich geschaffen, um auf dem aufzubauen, was zuvor gesagt wurde. Markieren Sie die notwendigen Termine in Ihrer Kalenderanwendung, indem Sie sie bewerten.

Ein Sondierungsgespräch oder Kennenlerngespräch sollte genauso wichtig sein wie der Abschluss eines Projekts mit einem langjährigen Kunden. Noch wichtiger ist es jedoch, dieses Einführungsgespräch in die Warteschleife zu stellen, wenn es im Widerspruch dazu steht, Ihren Kunden zufrieden zu stellen.

Sie werden die Zeit anderer Menschen respektieren

„Respekt ist keine Einbahnstraße, wer ihn bekommen will, muss ihn geben.“ -RG Risch

Während Sie Ihre Zeit klar einsparen müssen, müssen Sie auch anderen gegenüber respektvoll sein. Denn wie frustrierend kann es sein, wenn Sie um 15:00 Uhr ein Meeting haben und die anderen Teilnehmer nur für 15 Minuten kommen? Wer, noch ärgerlicher, sind das für Sie Geister?

Vor diesem Hintergrund sind hier einige der besten Möglichkeiten, anderen Respekt zu erweisen. Und wie Termine helfen können.

  • Lenken Sie sie ab, wenn sie beschäftigt sind. Ich weiß nicht wie es dir geht. Aber wenn ich in der Gegend bin, hasse ich es, unterbrochen zu werden. Deshalb habe ich mein Handy auf lautlos gestellt. Sie möchten andere nicht stören, wenn sie beschäftigt sind, außerhalb der Öffnungszeiten sind oder sogar schlafen. Alternativ können Sie Ihren Kalender teilen, damit Sie sehen können, wann Sie verfügbar sind.
  • Reagiert nicht. Wir alle kennen jemanden, der nie auf unsere Anrufe, SMS, E-Mails oder andere Kommunikationsformen reagiert. Wenn Sie diese Person unbedingt erreichen möchten, sind Sie möglicherweise frustriert. Sei nicht diese Person. Legen Sie ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit fest, um sie zu kontaktieren.
  • Komme ständig zu spät. Einmal mehr ist Zeit eine kostbare Ressource. Wenn Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt treffen möchten, seien Sie sofort da.
  • Nicht vorbereiten. Dafür gibt es keine Entschuldigung. Wenn Sie wissen, dass Sie nächsten Donnerstag um 15:00 Uhr ein Meeting haben, bedeutet das, dass Sie genug Zeit haben, sich vorzubereiten.
  • Planen Sie jedes Meeting neu. Irgendwann reicht es. Lassen Sie andere ihre Zeitpläne nicht zu oft anpassen, weil Sie sich nicht festlegen können.

Sie haben genug Zeit, um alles zu erledigen

Die Vorbereitungszeit auf einen Termin wird oft vernachlässigt. Wenn Sie keine Zeit haben, sich fertig zu machen, kann es nach hinten losgehen, eine Reihe von aufeinanderfolgenden Terminen zu vereinbaren. Beispielsweise ist ein vorheriger Termin später als geplant, und Sie sind jetzt später als Ihr nächster Termin.

Durch die Priorisierung von Terminen können Sie die Anforderungen jedes Termins besser verstehen. Anstatt es einfach abzulehnen, wird Ihr Termin aufgrund Ihrer aktiven Teilnahme erfolgreich sein. Seien Sie auch hier respektvoll, indem Sie pünktlich ankommen und vorbereitet sind.

Darüber hinaus stellt die Priorisierung von Terminen sicher, dass Sie Ihre andere Arbeit noch erledigen können. Wenn Sie beispielsweise einen Termin einen Monat im Voraus gebucht haben, haben Sie die Aufgabenfrist nicht am selben Tag. Auf der anderen Seite, wenn Sie überfordert sind, werden Sie sich nicht zu sehr damit verschwenden, eine Last-Minute-Einladung anzunehmen.

Arbeit und Leben in Einklang bringen

Work-Life-Balance kann Ihnen helfen, ein glückliches und erfülltes Leben zu führen.

Wenn Sie Ihre Termine priorisieren, nehmen Sie sich nur Zeit für die wichtigsten, was zu einer besseren Work-Life-Balance führt. Wenn Sie alle diese Daten eingehalten haben, können Sie sich auf die Dinge konzentrieren, die Ihnen im Leben am wichtigsten sind. Dies ist zwar unterschiedlich, bedeutet jedoch, Zeit mit Ihrer Familie, Freunden, Hobbys und Nebenprojekten zu verbringen.

Tipps zur Priorisierung Ihrer Termine

Hier sind einige Möglichkeiten, Termine zu priorisieren, um einen produktiven, respektvollen und effizienten Zeitplan zu erstellen.

  • Setzen Sie Ihre Prioritäten. Verwenden Sie etwas wie die Eisenhower-Matrix, setzen Sie Ihre Prioritäten und planen Sie sie zuerst. Der Rest kann verschoben, delegiert oder gelöscht werden. Es ist eine einfache Möglichkeit, sich über Ihre Verfügbarkeit für die nächste Woche, den nächsten Monat oder sogar das nächste Jahr im Klaren zu sein.
  • Verwenden Sie ein Online-Terminplanungsprogramm. Wussten Sie, dass 40 % der Termine außerhalb der Bürozeiten gebucht werden? Die Verwendung von Tools wie einem Kalender automatisiert Ihre Termine rund um die Uhr. Darüber hinaus entfällt das Senden und Empfangen von E-Mails und Telefonanrufen. Die Software kann auch automatisierte Erinnerungen und Bestätigungen versenden. Es kann auch intelligente Planungsvorschläge mit der Kraft des maschinellen Lernens anbieten.
  • Wählen Sie den Zweck aus. Fragen Sie nach dem Zweck des Termins in der automatischen Nachricht, die Sie senden, wenn jemand einen Termin anfordert. Auf diese Weise wissen Sie, worum es in dem Meeting geht, bevor Sie sich dazu verpflichten. Sie können bis zu einem späteren Zeitpunkt warten, wenn dies nicht erforderlich ist oder Sie sehr beschäftigt sind.
  • Sag niemals nein. Fühlen Sie sich frei, die Besprechungsanfrage höflich abzulehnen, wenn die Besprechung kein Ziel erreicht. Darüber hinaus macht das Teilen Ihres Kalenders dies noch einfacher, da Sie Ihre Anwesenheit blockieren können.
  • Analysieren Sie Ihre Termine. Entscheiden Sie schließlich, wie viel Zeit Sie für jeden Termin aufwenden möchten. Nehmen wir also an, ein typisches Meeting dauert 30 Minuten. Sie müssen 45 Minuten, 30 Minuten für das Meeting selbst und 15 Minuten für die Vorbereitung einplanen.

So bekommen Sie eine Vorstellung davon, wie viele Termine Sie sinnvollerweise pro Tag einplanen können.

Bildnachweis: Alex Green; Pixel. Danke dir!

Die größte Wirkung haben Sie, wenn Sie Ihre Termine priorisieren, was ursprünglich in Kalender von John Rampton veröffentlicht wurde

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